Vier wichtige Herausforderungen der hybriden Arbeitsorganisation, die es zu lösen gilt!

Hybrides Arbeiten gehört in 2023 bereits in vielen Unternehmen schon zum Alltag. Beschäftigte arbeiten sowohl im Unternehmen vor Ort als auch mobil oder von zu Hause aus. Aber nicht überall funktioniert das auch, denn sowohl die Rahmenbedingungen, die Führungs- und Zusammarbeitskulturen wie auch die Unterstützung für die Koordination der Zusammenarbeit im hybriden Modus sind noch nicht abschließend geklärt und entwickelt.

Hier braucht es weitere Diskussionen, die wir auch im Rahmen des Shift/Work SUMMIT 2023 thematisieren.

Worum geht es bei der hybriden Arbeitsorganisation?

Bevor wir uns mit den Herausforderungen der hybriden Arbeitsorganisation befassen, wollen wir zunächst klären, was genau darunter zu verstehen ist.

Als hybride Arbeitsorganisation verstehen wir eine Mischung aus traditioneller Büroarbeit und Remote Work. Sie ermöglicht den Mitarbeitern, flexibel zu arbeiten und ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf anzupassen. Dies kann sowohl im Büro als auch von zu Hause aus oder an einem anderen Ort erfolgen. Das Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, indem ihnen mehr Flexibilität und Freiheit bei der Gestaltung ihrer Arbeit ermöglicht wird.

Die hybride Arbeitsorganisation bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Für Unternehmen ermöglicht sie eine bessere Nutzung der Ressourcen und eine Reduzierung der Betriebskosten. Darüber hinaus kann sie dazu beitragen, Talente anzuziehen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Für Mitarbeiter bietet sie mehr Flexibilität und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Sie können ihre Arbeitszeit besser einteilen und haben die Möglichkeit, von einem Ort ihrer Wahl aus zu arbeiten.

Ein weiterer Vorteil der hybriden Arbeitsorganisation ist die erhöhte Autonomie der Mitarbeiter. Durch die Möglichkeit, ihre Arbeit von verschiedenen Standorten aus zu erledigen, können sie selbst entscheiden, wann und wo sie am produktivsten sind. Dies führt zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit bei der Arbeit.

Darüber hinaus ermöglicht die hybride Arbeitsorganisation eine bessere Work-Life-Balance. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit flexibler gestalten und haben mehr Zeit für ihre persönlichen Interessen und Verpflichtungen. Dies trägt zu einer besseren mentalen Gesundheit und einem insgesamt besseren Wohlbefinden bei.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der hybriden Arbeitsorganisation ist die Förderung von Diversität und Inklusion. Durch die Möglichkeit, remote zu arbeiten, können auch Menschen mit eingeschränkter Mobilität oder aus ländlichen Gebieten an der Arbeitswelt teilhaben. Dies ermöglicht eine vielfältigere und inklusivere Belegschaft.

Nicht nur Potenziale, sondern auch Herausforderungen

Die hybride Arbeitsorganisation bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Der verteilte und gemischte Arbeitskontext erfordert eine effektive Kommunikation, eine digital organisierte Zusammenarbeit, funktionierende Werkzeuge für die Abstimmung und Koordination der Arbeit, eine systematische Anstrengung zur Stärkung des Zusammenhaltes und ein für den hybriden und digitalen Modus passende Führungs- und Zusammenarbeitskultur.

Herausforderung 1: Kommunikation und Zusammenarbeit

Die hybride Arbeitsorganisation stellt neue Anforderungen an Kommunikation und Zusammenarbeit. Während in der traditionellen Büroumgebung oder im reinen Remote-Setting alle gleichermaßen in einem realen oder virtuellen Raum versammelt sind und somit gleichen Rahmenbedingungen haben, birgt die hybride Zusammenarbeit die Herausforderung der zwei Welten, die es jeweils konkret zu vereinen gilt.

Es besteht immer die Gefahr, dass Information und Kommunikation in dem einen oder anderen Kontext, aber nicht übergreifend erfolgt (z.B. in Chat-Nachrichten im virtuellen Raum oder non-verbaler Kommunikation im realen Raum).

Die Bedeutung effektiver Kommunikation

Eine effektive Kommunikation wird der Schlüssel für eine erfolgreiche hybride Arbeitsorganisation. Dabei geht es sowohl um die Kommunikation im Team und untereinander zwischen den Mitarbeitenden wie auch mit den Führungskräften und der Organisation.

Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder einen gemeinsamen Standard und Handlungsrahmen für die Kommunikation und den Informationsaustausch haben. So gilt es Kommunikationsrichtlinien zu definieren, die einen über alle Arbeitskontexte übergreifenden Informationsfluss und eine integrierte Kommunikation erlauben. Eine offene Kommunikations- und Sharing-Kultur – nicht nur von Arbeitsergebnissen, sondern auch von Status-Updates, Problemen und Fehlern bilden eine weitere wichtige Grundlage und sind in noch viel zu wenigen Organisationen Gegenstand des alltäglichen Handelns.

Klare Routine für eine funktionierende Zusammenarbeit

Auch für die Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsorganisation gilt es Routinen zu finden, um sowohl Status-Informationen wie auch kreative Ideen für Verbesserungen der Zusammenarbeit auf den Tisch zu bringen. Und das nicht nur in einem angesetzten Meeting – sondern wieder möglichst aus allen situativen Arbeitskontexten.

Darüber hinaus braucht es virtuelle Team-Building-Aktivitäten, um das Teamgefühl zu stärken. Ein organisierter, informeller Austausch ist wichtig, um die Produktivität von Teams zu steigern. Routinen helfen, um Anlässe zu schaffen, bei denen Barrieren über das Format abgebaut werden.

Herausforderung 2: Infrastruktur und Koordinationsunterstützung

In einer hybriden Arbeitsorganisation spielt Technologie eine zentrale Rolle. Die richtige Infrastruktur und technische Ausstattung sind natürlich entscheidend, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten. 

Darüber hinaus braucht es aber auch eine Unterstützung in der Koordination der hybriden Arbeitssituation. Sei es bei der Koordination von gemeinsamen Meeting-Zeiten vor Ort und virtuell, von Arbeitsplatz-Verfügbarkeiten oder sonstigen Ressourcen braucht es eine digitale Koordinationsunterstützung, bei der sich jeder Mitarbeitende unabhängig von Raum und Zeit in die Abstimmung mit einbringen kann – bzw. seine und ihre Koordination selbstständig durchführen kann.

Infrastrukturelle Anforderungen und Lösungen

Um eine optimale technische Infrastruktur in einer hybriden Arbeitsorganisation zu gewährleisten, sind einige Anforderungen zu berücksichtigen. Es ist wichtig, eine zuverlässige Internetverbindung und schnelle Datenübertragung zu haben. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeiter über die notwendige Hard- und Software verfügen, um ihre Aufgaben effektiv erledigen zu können. 

Für die Kommunikation und Kollaboration haben sich in den großen Firmen die Quasi-Standards von Microsoft und Google etabliert. Dennoch gilt es auch hier die Optimierung der Digital Work Experience weiter zu optimieren.

Hybrid Work Management als neue Koordinationsherausforderung

Die Koordination und Abstimmung im hybriden Arbeitskontext stellen in Bezug auf die Technologie verschiedene Herausforderungen dar. Insbesondere wenn es um die Arbeitsplatzwahl und -reservierung, die Meeting-Planung und die Abstimmung von Arbeitszeiten geht, gibt es einige technologische Problemstellungen.

Herausforderung 3: Mitarbeiterengagement und Resilienz-Befähigung

Die Förderung des Mitarbeiterengagements und der -zufriedenheit ist essenziell für den Erfolg einer hybriden Arbeitsorganisation. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter motiviert und zufrieden sind, um ihre bestmögliche Leistung zu erbringen.

Wie man das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht

Es gibt verschiedene Maßnahmen, um das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter in einer hybriden Arbeitsorganisation zu erhöhen. Regelmäßiges Feedback und Anerkennung für gute Arbeit sind wichtig, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Es kann auch hilfreich sein, eine positive und offene Unternehmenskultur zu fördern, in der die Mitarbeiter ihre Meinungen und Ideen frei äußern können. 

Die Bereitstellung von Weiterbildungsmöglichkeiten und die Förderung der Work-Life-Balance sind weitere Faktoren, die das Mitarbeiterengagement und die -zufriedenheit positiv beeinflussen können.

Die Resilienz-Herausforderung zum Schutz der digital verteilt Arbeitenden

Die Resilienz-Herausforderung im Kontext digital verteilt Arbeitender erstreckt sich weit über technologische Sicherheitsfragen hinaus und adressiert ein tiefgreifendes menschliches Anliegen: den digitalen Stress und die Selbstausbeutung. Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen in einer digitalisierten Arbeitsumgebung häufig, wodurch das Risiko von Überarbeitung und Erschöpfung steigt. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Resilienz-Kompetenzen entwickeln.

Herausforderung 4: Führung und Management

Die hybride Arbeitsorganisation stellt auch an die Führungskräfte und das Management besondere Anforderungen. Sie müssen in der Lage sein, die Mitarbeiter effektiv zu führen und die richtigen Managementstrategien einzusetzen.

Die Rolle der Führung in der hybriden Arbeitsorganisation

In einer hybriden Arbeitsorganisation ist eine starke Führung von entscheidender Bedeutung. Führungskräfte müssen in der Lage sein, die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und sie bei Bedarf zu unterstützen. Sie müssen klare Erwartungen kommunizieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter die nötigen Ressourcen haben, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Zudem sollten sie ein offenes Kommunikationsklima fördern und Feedback geben, um kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.

Effektive Managementstrategien für hybride Teams

Das Management von hybriden Teams erfordert besondere Strategien, um die Leistung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren. Regelmäßige Team-Meetings und individuelle Gespräche sind wichtig, um den Austausch von Informationen und Feedback zu fördern. Es kann auch hilfreich sein, klare Ziele und Meilensteine zu setzen und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. Durch Schulungen und Weiterbildungen können Führungskräfte ihre Fähigkeiten im Bereich des hybriden Managements weiterentwickeln und ihre Teams effektiver führen.

Die hybride Arbeitsorganisation bringt zweifellos viele Vorteile mit sich, stellt aber auch einige Herausforderungen dar. Der Umgang mit diesen Herausforderungen erfordert eine sorgfältige Planung und die Implementierung von effektiven Strategien. Indem Unternehmen und Mitarbeiter gemeinsam an der Bewältigung dieser Herausforderungen arbeiten, kann die hybride Arbeitsorganisation zu einem erfolgreicheren und produktiveren Arbeitsumfeld führen.